Darba pretendentiem - personas datu apstrāde
Personas datu apstrādes paziņojums un piekrišana personas datu apstrādei darba pretendentiem
Šis personas datu apstrādes paziņojums un piekrišana personas datu apstrādei (“Piekrišana”) attiecas uz visiem SIA “Jysk Linnen’n Furniture” (reģistrācijas Nr. 40003536998, juridiskā adrese: Ropažu novads, Stopiņu pagasts, Ulbroka, Biķeru iela 4, LV-1079, Latvija) (“Darba devējs”) darba pretendentiem (“Pretendents”).
Šis personas datu apstrādes paziņojums un piekrišana personas datu apstrādei (“Piekrišana”) attiecas uz visiem SIA “Jysk Linnen’n Furniture” (reģistrācijas Nr. 40003536998, juridiskā adrese: Ropažu novads, Stopiņu pagasts, Ulbroka, Biķeru iela 4, LV-1079, Latvija) (“Darba devējs”) darba pretendentiem (“Pretendents”).
Pamatojoties uz Darba devējam un/vai SIA “Do it” (reģistrācijas Nr. 40003733207, juridiskā adrese: Ropažu novads, Stopiņu pagasts, Ulbroka, Biķeru iela 4, LV-1079, Latvija (“SIA “Do it””) iesniegto Pretendenta iesniegumu par pieņemšanu darbā, kuru Darba devējs pašreiz izvērtē, Darba devējs un/vai SIA “Do it” ir jāapstrādā Pretendenta personas dati. SIA “Do It” ir Darba devēja uzņēmumu grupas uzņēmums, kas sniedz Darba devējam palīdzību dažādu ar saimniecisko darbību saistītu uzdevumu izpildē, tostarp pārvalda tā personāla atlases procesu. Ar mērķi informēt Pretendentu par viņa personas datu apstrādi no Darba devēja un/vai SIA “Do it” puses un noteikt Pretendenta personas datu apstrādes tiesisko pamatu:
• Ar šo Darba devējs un SIA “Do it” sniedz Pretendentam turpmāk norādīto informāciju par Pretendenta personas datu apstrādi, pamatojoties uz Regulas (ES) 2016/679 (“Regula”) 13. pantu, kā arī
• Darba devējs un SIA “Do it” ar šo rada Pretendentam iespēju izteikt savu piekrišanu viņa personas datu apstrādei gadījumos, kad to apstrādes tiesiskais pamats ir Pretendenta piekrišana.
• Darba devējs un SIA “Do it” ar šo rada Pretendentam iespēju izteikt savu piekrišanu viņa personas datu apstrādei gadījumos, kad to apstrādes tiesiskais pamats ir Pretendenta piekrišana.
1. Pārzinis
Pretendenta Personas datiem ir divi kopīgi pārziņi:
1) Darba devējs:
Darba devēja kontaktinformācija par personas datu apstrādes jautājumiem:
• adrese: Ropažu novads, Stopiņu pagasts, Ulbroka, Biķeru iela 4, LV-1079, Latvija;
• e-pasts: [email protected]
• e-pasts: [email protected]
2) SIA “Do it”:
SIA “Do it” kontaktinformācija jautājumiem par personas datu apstrādes jautājumiem:
• adrese: Ropažu novads, Stopiņu pagasts, Ulbroka, Biķeru iela 4, LV-1079, Latvija;
• e-pasts: [email protected]
• e-pasts: [email protected]
Darba devējs un SIA “Do it” kopā tiks saukti – “Pārzinis”. Pretendentam ir tiesības sazināties ar Darba devēju vai SIA “Do it” par jebkādiem Pretendenta personas datu apstrādes jautājumiem.
2. Pretendenta personas dati un personas datu apstrādes mērķi
Pārzinis apstrādā Pretendenta Personas datu kategorijas (“Personas dati”) turpmāk minētajiem mērķiem:
(a). lai izvērtētu Pretendentu kā iespējamo darbinieku, tostarp, bet ne tikai – izvērtēt, vai Pretendents atbilst Darba devēja un/vai SIA “Do it” darbā pieņemšanas kritērijiem: identifikācijas informācija, kontaktinformācija, informācija par profesionālo un akadēmisko kvalifikāciju, informācija par konkrētiem dokumentiem un prasmēm, kas nepieciešamas konkrētajam amatam (piemēram,autovadītāja apliecība), darba tiesisko attiecību vēsture, iepriekšējo darba devēju kontaktinformācija, iepriekšējo darba devēju un citu personu atsauksmes, jebkura publiski pieejamā informācija par Pretendentu, Pretendenta sniegtā informācija, kas iegūta novērtēšanas un personības testos, kas tika veikti darbā pieņemšanas procesa gaitā, vēsturiskā finanšu informācija (ja tas būtu pamatoti nepieciešams konkrētiem amatiem) un jebkura cita informācija, kas minēta Pretendenta iesniegtajā dzīves gājuma aprakstā vai kas nepieciešama Pretendenta izvērtēšanai;
(b). lai apkopotu un uzglabātu informāciju par Pretendentu, informētu viņu par visām darba vakancēm pie Darba devēja un/vai SIA “Do it” turpmāk, kā arī lai izvērtētu Pretendentu kā iespējamo kandidātu kādai Darba devēja un/vai SIA “Do it” darba vakancei:“a” apakšpunktā minētie Personas dati;
(c). lai nodibinātu darba tiesiskās attiecības: “a” apakšpunktā minētie Personas dati, kā arī identifikācijas dokumenti, maksājumu dati (piemēram, bankas konta numurs), medicīniskie dati (ja tas ir nepieciešams priekšnoteikums konkrētajam amatam), informācija par darba tiesiskajām attiecībām, maiņu grafiks un citi Personas dati, kas varētu būt pamatoti nepieciešami darba līguma noslēgšanai;
(d). lai novērstu vai atklātu noziegumus vai pārkāpumus, kas saistīti ar īpašuma vai fiziskās personas vitālo interešu, tostarp dzīvības un veselības aizsardzību: CCTV kameru novērošanas attēli, informācija par piekļuvi Pārziņa un tā grupas uzņēmumu telpām, kā arī resursi, kas iegūti, veicot videonovērošanu grupas uzņēmumu birojos vai telpās;
(e). dokumentu arhivēšanas mērķiem: visi Personas dati, kas nepieciešami Pārzinim, lai ievērotu obligātās prasības par arhīva uzturēšanu;
(f). lai aizsargātu Pārziņa likumīgās intereses: visi Personas dati, kas varētu būt nepieciešami, lai risinātu strīdu, kas varētu rasties starp Pretendentu un Pārzini, kā arī citos gadījumos, kad Pārzinis nespēs aizsargāt savas likumīgās intereses bez Pretendenta Personas datiem.
3. Personas datu apstrādes tiesiskais pamats
Pārzinis apstrādā Personas datus, balstoties uz šādu tiesisko pamatu:
• Pretendenta Personas datu apstrāde ir nepieciešama darba līguma noslēgšanai (piemēram, tad, ja Personas datus apstrādā, lai izvērtētu, vai attiecīgais Pretendents atbilst Darba devēja vai SIA “Do it” darbā pieņemšanas kritērijiem). Ja Pretendents nesniedz informāciju, kas nepieciešama šādas izvērtēšanas veikšanai, tas var ietekmēt Pretendenta novērtēšanas rezultātus, un ne Darba devējs, ne SIA “Do it” nebūs atbildīgs par šādām sekām;
• Pretendenta Personas dati ir nepieciešami, lai Pārzinis izpildītu obligātās prasības, tostarp sniegtu informāciju par Pretendentu valsts iestādēm. Ja Pārziņa rīcībā nav informācijas, kas personas datu apstrādātājam ir obligāti jāiesniedz saskaņā ar likumu, Pārzinis nav atbildīgs par Pretendenta informācijas nesniegšanu attiecīgajām personām. Ja Pārzinis nesniedz informāciju, kas nepieciešama likuma
• Pretendenta Personas dati ir nepieciešami, lai Pārzinis izpildītu obligātās prasības, tostarp sniegtu informāciju par Pretendentu valsts iestādēm. Ja Pārziņa rīcībā nav informācijas, kas personas datu apstrādātājam ir obligāti jāiesniedz saskaņā ar likumu, Pārzinis nav atbildīgs par Pretendenta informācijas nesniegšanu attiecīgajām personām. Ja Pārzinis nesniedz informāciju, kas nepieciešama likuma
• prasību izpildei, tas var ietekmēt Pretendenta tiesības un pienākumus, un Pārzinis nebūs atbildīgs par šādām sekām;
• datu apstrāde ir nepieciešama, lai aizsargātu Pārziņa vai trešās puses likumīgās intereses, t.i., izmantotu videonovērošanu drošības nolūkiem, uzņēmējdarbības attīstības mērķiem, Pārziņa interešu aizsardzībai strīdā ar Pretendentu;
• Pretendents ir devis savu piekrišanu savu Personas datu apstrādei. Turpmāk minētās Personas datu kategorijas tiks apstrādātas, pamatojoties uz Pretendenta piekrišanu:
• Personas dati, kurus apstrādā saskaņā ar šā Paziņojuma 2.b sadaļu, ja to uzglabā ilgāk nekā četrus mēnešus; epriekšējo darba devēju un citu personu atsauksmes;
4. Personas datu saņēmēji un avoti
Pārzinim ir tiesības nodot Pretendenta personas datus šādiem Pretendenta Personas datu saņēmējiem, ja vien piemērojamos normatīvajos aktos nav noteikts citādi:
• citiem Pārziņa uzņēmumu grupas uzņēmumiem (piemēram, lai saņemtu palīdzību Pretendenta novērtēšanas procesā);
• trešās puses pakalpojumu sniedzējiem, kas sniedz kandidātu novērtēšanas un izvērtēšanas pakalpojumus, kā arī citiem trešās puses pakalpojumu sniedzējiem, kas palīdz Pārzinim pieņemt darbā jaunus Pretendentus (piemēram, pretendentu datubāžu pakalpojumu sniedzējiem);
• bijušajiem Pretendenta darba devējiem, lai iegūtu vairāk informācijas par Pretendenta profesionālo kompetenci;
• personām, kas saistītas ar Darba devēja uzņēmumu un tā uzņēmējdarbības attīstību, tostarp, bet ne tikai – datu glabāšanas un IT pakalpojumu sniedzējiem;
• drošības pakalpojumu sniedzējiem, tostarp, bet ne tikai, lai veiktu videonovērošanu un kontrolētu piekļuves tiesības;
• tiesībaizsardzības iestādēm vai citām trešajām personām, ja tas ir nepieciešams saskaņā ar piemērojamiem normatīviem aktiem.
• trešās puses pakalpojumu sniedzējiem, kas sniedz kandidātu novērtēšanas un izvērtēšanas pakalpojumus, kā arī citiem trešās puses pakalpojumu sniedzējiem, kas palīdz Pārzinim pieņemt darbā jaunus Pretendentus (piemēram, pretendentu datubāžu pakalpojumu sniedzējiem);
• bijušajiem Pretendenta darba devējiem, lai iegūtu vairāk informācijas par Pretendenta profesionālo kompetenci;
• personām, kas saistītas ar Darba devēja uzņēmumu un tā uzņēmējdarbības attīstību, tostarp, bet ne tikai – datu glabāšanas un IT pakalpojumu sniedzējiem;
• drošības pakalpojumu sniedzējiem, tostarp, bet ne tikai, lai veiktu videonovērošanu un kontrolētu piekļuves tiesības;
• tiesībaizsardzības iestādēm vai citām trešajām personām, ja tas ir nepieciešams saskaņā ar piemērojamiem normatīviem aktiem.
Turklāt Pārzinim ir tiesības saņemt Pretendenta Personas datus no viņa bijušajiem darba devējiem, kā minēts iepriekš, valsts iestādēm (ja tas ir atļauts saskaņā ar piemērojamiem tiesību aktiem) un personāla atlases pakalpojumu sniedzējiem.
5. Personas datu apstrādes apjoms un termiņš
Pretendenta Personas datus apstrādā tādā mērā, cik tas ir pamatoti nepieciešams, ievērojot spēkā esošo normatīvo aktu prasības. Ja Darba devējs un/vai SIA “Do it” izvēlēsies Pretendentu attiecīgajam amatam, Pretendenta Personas datu apstrādei ir piemērojami Darbinieka privātuma paziņojuma noteikumi.
Pārzinis saglabā Pretendenta personas datus piemērojamos normatīvajos aktos noteikto termiņu, kā arī līdz brīdim, kamēr tas ir nepieciešams, lai izpildītu iepriekšminētos Personas datu apstrādes mērķus.
Piemēram, to Pretendentu Personas dati, kurus Darba devējs vai SIA, “Do it” nepieņēma darbā, Personas dati varētu tikt uzglabāti līdz četriem mēnešiem, lai piedāvātu darbu konkrētajam pretendentam tad, ja darbā pieņemtais Pretendents neturpinās darba tiesiskās attiecības pēc pārbaudes laika.
6. Personas datu nodošana ārpus Eiropas Savienības
Dažos gadījumos Pārzinim ir tiesības nodot Personas datus ārpus Eiropas Savienības (“ES”), piemēram, ja Pārzinis izmanto tādus Personas datu apstrādes risinājumus, kas paredz Personas datu glabāšanu ārpus ES.
Atkarībā no faktiskajiem apstākļiem Pārzinis var izvēlēties izmantot īpašas Regulā noteiktās Personas datu aizsardzības garantijas, tostarp standarta datu aizsardzības klauzulas vai atkāpes, piemēram, Darba devēja vai SIA “Do it” nepieciešamība izvērtēt Pretendentu pirms darba tiesisko attiecību nodibināšanas ar viņu. Pretendentam ir tiesības uzzināt, kādi viņa Personas dati tiek nodoti ārpus Eiropas Savienības, izmantojot šajā dokumentā norādīto informāciju.
7. Pretendenta tiesības Pretendenta Personas datu apstrādes ietvaros
Pretendentam ir tiesības pieprasīt Pārzinim nodrošināt piekļuvi saviem Personas datiem, labot tos, ja tie nav pareizi, vai pieprasīt to dzēšanu, ja to turpmākajai apstrādei vairs nav pamata. Pretendentam ir tiesības pieprasīt Personas datu apstrādes ierobežošanu un iebilst pret to apstrādi, kā arī tiesības nodot Pretendenta Personas datus citai juridiskai vai fiziskai personai, tostarp izmantojot elektroniskus līdzekļus, ievērojot piemērojamos likumos noteiktos izņēmumus. Pretendentam ir tiesības iesniegt sūdzības Latvijas Republikas Datu valsts inspekcijai, ja, viņaprāt, viņa tiesības ir pārkāptas.
Pretendentam ir tiesības atsaukt savu piekrišanu Personas datu apstrādei, kurus apstrādāja, pamatojoties uz viņa piekrišanu, kā minēts iepriekš. Lai atsauktu savu piekrišanu, Pretendentam ir tiesības izmantot šajā dokumentā norādīto Pārziņa kontaktinformāciju.
Ja Pretendents atsauc savu piekrišanu, Pārzinis pārtrauc tādu Personas datu apstrādi, attiecībā uz kuriem piekrišana ir atsaukta.
8. Automatizēts lēmumu pieņemšanas process
Pretendenta Personas dati var tikt apstrādāti automatizēti, lai analizētu Pretendenta Personas datus (profilēšana) un atlasītu kandidātus, kuri atbilst Darba devēja un/vai SIA “Do it” noteiktajiem kritērijiem. Ja Pārzinis izmanto Personas datu apstrādei automatizētu lēmumu pieņemšanas procesu, Pretendentu, cik vien drīz iespējams, informē par šādu apstrādi.
